Skip to main content

KPI – Mierniki Procesów, czujniki twojej organizacji

Zastanawiałeś się kiedyś jakby to było jechać autem bez prędkościomierza i wskaźnika poziomu paliwa? Odłączyć obrotomierz i pozbyć się pomiaru temperatury w chłodnicy oraz kierunkowskazów?

Dla odmiany wprowadzilibyśmy małą innowację w pomiarach.

Podłączylibyśmy miernik ciśnienia wtrysku paliwa – w końcu im więcej paliwa wpływa do silnika tym potencjalnie  szybciej jedziemy i więcej spalimy. Droższa jest też podróż, a przecież zawsze warto liczyć koszty.

Auto bez czujników będzie  tańsze i nic nie będzie rozpraszać przyjemności z jazdy (oczywiście za wyjątkiem złamanych przepisów). W zasadzie proste.

Przypuszczam jednak, że większość z nas nie wyobraża sobie takiego prowadzenia samochodu, a wszelkie awarie czujników odbieramy jako duży dyskomfort i stres.

Zarządzanie z zamkniętymi oczami

Dlaczego godzimy się więc na to, żeby być ślepymi i głuchymi zarządzając własnym majątkiem?

Co powoduje, że prowadząc firmę -czyli układ o wiele bardziej złożony w zarządzaniu i dający nam utrzymanie, większość organizacji nie mierzy NIC?

W praktyce, najczęściej zleca się zadanie nadzoru mierników Pełnomocnikowi Jakości i nakazuje prowadzić statystyki tak, aby zadowolić klienta oraz nie angażować zbyt wielu pracowników i zasobów.

Efektem są bardzo pomysłowe rozwiązania dla KPI:

  • przygotowanie dokumentacji projektowej  w wyznaczonym terminie- cel 99%,
  • ilość wad jakościowych – cel 0%,
  • ilość reklamacji z winy własnej firmy – cel 5% wszystkich reklamacji,
  • ilość dokumentów odbioru przygotowanych w terminie – cel 99%,
  • średni czas realizacji wszystkich zleceń < 4 dni – cel 90%

Niektóre, pozornie, mogą nawet brzmieć sensownie, ale to co łączy te „rozwiązania” to:

  • złożoność wyliczania i interpretacji ,
  • praktyczna niemierzalność i trudności w pozyskiwaniu danych,
  • nierealność założonych celów lub brak wpływu na ich realizację,
  • totalne oderwanie od potrzeb klienta, zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego.

KPI – Mierniki, które służą firmie

Jakie więc powinno się wyznaczać mierniki celów, aby służyły firmie?

1. Mierniki  muszą być powiązane z celami procesów, potrzeb klienta i co najważniejsze, z celem naszego biznesu, czyli tym, co przynosi nam korzyści.

Inaczej ich realizacja to tylko strata czasu.

Czyli zanim zdefiniujemy mierniki musimy określić co chcemy osiągnąć w danym procesie, czego oczekuje klient procesu i kto jest jego dostawcą.

2. Kluczem jest prostota stąd mierniki należy definiować na przykład korzystając z zasady SMART:

  • SIMPLE – jasny, konkretny, czytelny – zrozumiały i nie pozostawiający miejsca na wątpliwości
  • MEASURABLE – mierzalny – aby obiektywnie sprawdzić, czy został osiągnięty
  • ACHIEVABLE – możliwy do osiągnięcia, realny –zbyt „ambitny” i „odległy” cel zniechęca
  • RELEVANT – ważny, istotny, wartościowy dla wykonawcy
  • TIMELY DEFINED – terminowy, czas realizacji powinien być dokładnie określony
  • EXCITING – ekscytujący cel motywuje i angażuje w jego realizację,
  • RECORDED – zapisany i zatwierdzony-to zobowiązuje

Jak więc powinien wyglądać idealny zestaw KPI dla organizacji?

Jak zdefiniować mierniki w procesach? Czym różnią się mierniki procesów od mierników całej organizacji? Jak robią to inne firmy? Jak zbierać dane, wizualizować wyniki i angażować pracowników różnych szczebli do doskonalenia procesów i ich mierników?

Na te pytania postaramy się odpowiedzieć już w następnych wpisach.

…będzie mi bardzo miło, jeśli także przy Waszym udziale, drodzy entuzjaści Lean.

Bartosz Murawski

Kierownik wielu projektów Lean, wdrożeń systemów jakości, kierownik produkcji i dyrektor jakości w firmach branży maszynowej oraz meblarskiej. Dodatkowo założyciel i projektant systemu MES w firmie FlowVision Software – polskiego producenta komputerowego systemu nadzoru, rejestracji i analityki procesów produkcyjnych.

7 myśli na temat “KPI – Mierniki Procesów, czujniki twojej organizacji

  1. Witamy Bartoszu pośród blogerów. Czekamy z niecierpliwością na kolejne wpisy. Jazda samochodem bez wskaźnika paliwa? Jeździć się da… ale te obliczenia kilometrów, zastanawianie się czy dojadę. Szybsze, asekuracyjne zjeżdżanie na stację – nie wykorzystujemy możliwości baku w 100%, niestety miałem okazję przez jakiś czas tak jeździć w jednym z samochodów. Właśnie, dlaczego tak wiele firm akceptuje jeszcze pracę po omacku i na wyczucie?

  2. Witaj. Bardzo ciekawy tekst, myślę że wielu menadżerów powinno go obowiązkowo przeczytać jeśli oczywiście poważnie podchodzą do jednego ze swoich zadań czyli zdobywania przewagi konkurencyjnej. Pozdrowienia, Artur

  3. Witaj Bartku!
    Świetny artykuł! Czekam na kolejne. Właśnie planuję zdefiniować wspólnie z Klientem najwłaściwsze KPI dla jego firmy. Ze zdumieniem niedawno stwierdziłem, że można zarządzać firmą, a produkcją w szczególności, bez określenia podstawowych wskaźników… A próby planowania takiej produkcji?!
    Czeka Nas głęboka transformacja 😉
    Pozdrawiam serdecznie,
    Tomek

    1. Dzień Dobry i bardzo dziękuje za miłe słowa.
      Nie wiem, czy będzie to pocieszenie, ale brak mierników w firmach to nie ewenement, ale częsta sytuacja. Często jest też gorzej – w firmie są mierniki, tyle, że ustanowione dla potrzeb systemu jakości, które , są utrapieniem kierowników i zarządu podczas każdego przeglądu zarządzania i audytu.
      „skąd wziąć te dane”, „a jak zdobyć dane sprzed kilku miesięcy”, „jak to liczyć”, „i właściwie po co?”-czy tylko dla mnie brzmi to znajomo?

      Co do planowania, to rzeczywiście bez opomiarowanych procesów jest to raczej zadanie z zakresu czarnej magii niż zarządzania i matematyki. Natomiast można i często się to udaje dzięki wyczuciu i doświadczeniu …niestety okupione jest to nadgodzinami, weekendami w pracy, dodatkowymi transportami i innymi kosztami. Trochę to jak wyjazd w daleką trasę z pustym bakiem i niesprecyzowaną ilością pieniędzy w kieszeni.
      Ostatecznie na pewno dojedziemy, pytanie tylko czy najszybciej i czy najtaniej?
      Co do wdrożenia – będzie mi miło, jeśli będę mógł pomóc.
      Także w kolejnych artykułach zaczniemy omawiać zastosowanie mierników w poszczególnych obszarach.
      pozdrawiam
      Bartosz Murawski

      1. Dzień dobry,
        fajne tematy poruszasz i z ciekawością czytam tą dyskusję.
        Zastanawia mnie jakie wskaźniki zostały określone wyłącznie pod audyt lub wdrożony system jakości, czy nie jest to decyzja i błędna interpretacja kierowników oraz zarządu, którzy nie bardzo czują po co mają system i jaka jest rola wskaźników w planowaniu i monitorowaniu organizacji?
        Nasuwa mi się pytanie, za co odpowiadają i na jakiej podstawie korygują swoje decyzje?
        A może system skonstruowany jest w oderwaniu od rzeczywistości, i tylko po to by spełnić formalne wymagania np. zatrudniamy konsultanta, który nie do końca zrozumiał procesy firmy ale dysponuje formatką, która pasuje wszędzie i zarazem nigdzie 🙂
        Jest to bolączka wielu firm. Z własnych obserwacji, do pewnego poziomu skomplikowania można opierać się na intuicji i doświadczeniu, szczególnie gdy biznes „sam się kręci” , jednak w momencie nagromadzenia spraw/braku czasu/nawału problemów trudniej o trafne i racjonalne decyzje 🙂
        pozdrawiam,
        Andżelika

        1. Dziekuję za komentarz i opinię.
          Niewątpliwie każde z pytań jest jednocześnie odpowiedzia :).
          W kontekście systemów jakości zróbmy mały test:
          „Kto z nas słyszał, że Systemy Jakości wnoszą wyłącznie biurokrację i stratę czasu, a żadnej poprawy komunikacji, organizacji i jakości?”
          Co do mierników – powinny być kluczem rozwoju procesów i doskonalenia organizacji.
          Tymczasem co wnosi miernik:
          – 95% dla Dostaw Materiałów na Czas, gdy magazynier ledwie ogarnia rozpisanie papierowych PZ
          – lub 90% Ofert Przeslanych Klientowi w ciągu 5 dni od otrzymania, gdy nikt nie prowadzi żadnego rejestru, bo to zbyt kłopotliwe?
          Niektórym firmom wydaje się, że to świetnie cele, skoro to Klient stawia takie wymagania.
          Tyle, że co to wnosi w usprawnienia naszych procesów? Ile dowiadujemy się o marnotrawstwie? Jak mogą wpłynąć na poprawę jakości, wydajności, produktywności czy Lead Time, na których naprawdę zależy klientowi …i powinno zależeć zarządowi i organizacji.
          Po co więc system? Po co takie mierniki? Jakie sygnały i wnioski do doskonalenia zbieramy?
          Mierniki muszą mieć sens i narzędzia oraz zasoby do ich rejestracji, obliczenia, prezentacji i wykorzystania do działania.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *